이벤트 기획 완벽 핸드북【성공하는 진행 팁】

"이벤트 기획을 맡았는데 어디서부터 시작해야 할지..." "매번 같은 내용이라 참가자가 질려간다" "준비는 완벽했는데 당일 트러블이 계속"

이벤트 기획은 준비부터 당일 진행, 사후 팔로우까지 고려할 점이 산더미입니다.

이 글에서는 처음 주최하는 사람도 실패하지 않는 이벤트 기획 기초부터 응용까지를 철저히 해설합니다.

이벤트 기획 5단계

스텝1: 목적과 목표 명확화

"이 이벤트는 무엇을 위한 것인가" 명확히.

이벤트 목적 예:

• 사내 친목 깊히기 (친목회, 망년회)
• 지식/스킬 습득 (세미나, 연수)
• 브랜드 인지도 향상 (마케팅 이벤트)
• 고객 관계 구축 (사용자 모임, 교류회)

목표 설정 포인트:

• 구체적 수치 목표 (참가 인원, 만족도 등)
• 측정 가능한 성공 지표
• 달성 기한

나쁜 예: "즐거운 이벤트 만들기" 좋은 예: "참가자 만족도 80% 이상, 참가율 70% 이상 달성, 부서 간 교류 촉진"

스텝2: 기획과 타임라인 작성

역산 스케줄로 계획.

3개월 전:

• 날짜와 회장 확인
• 예산 책정
• 컨셉 결정

2개월 전:

• 프로그램 상세 결정
• 게스트/강사 의뢰
• 고지 개시

1개월 전:

• 참가자 모집 마감
• 물품/경품 준비
• 상세 타임테이블

1주 전:

• 최종 참가 인원 확인
• 리허설 실시
• 트러블 대책 확인

전날:

• 회장 설영 확인
• 당일 역할 분담 최종 확인
• 긴급 연락처 공유

스텝3: 참가자 참여 설계

"듣기만" "보기만" 이벤트 피하기.

참가 메커니즘:

• 아이스브레이커 (첫 5분)
• 그룹 워크 (참가자 교류)
• Q&A 세션 (질문 시간)
• 투표/설문 (실시간 집계)

팀 빌딩 게임 도입으로 자연스럽게 분위기 활성화.

스텝4: 설레는 프로그램 구성

기승전결 의식한 흐름 만들기.

이상적인 타임테이블 예 (2시간 이벤트):

시간	내용	목적
0:00-0:05	오프닝	기대감 조성
0:05-0:10	아이스브레이커	긴장 풀기
0:10-0:40	메인 콘텐츠1	가치 제공
0:40-0:50	휴식/교류	환기
0:50-1:20	메인 콘텐츠2	심화
1:20-1:40	그룹 워크	참가형
1:40-1:55	경품 추첨/게임	엔터테인먼트
1:55-2:00	클로징	인상 남기기

포인트:

• 50분마다 휴식 삽입 (집중력 유지)
• 같은 형식 반복 금지 (매너리즘 방지)
• 마지막에 설레는 요소 (기억에 남음)

스텝5: 트러블 대책과 플랜B

반드시 트러블 일어난다고 가정하고 준비.

자주 있는 트러블과 대책:

트러블	대책
예상보다 참가자 적음	좌석 유연하게 조정, 그룹 사이즈 조정
기재 트러블	백업 PC/마이크/스피커 준비
시간 초과	사전에 삭감 가능 부분 결정
사회자 결석	서브 사회자 2명 이상 결정
분위기 안 나옴	긴급 게임/자료 준비

이벤트 관리 실패 사례에서 배우기도 중요.

장면별 이벤트 기획 팁

회사 이벤트 (친목회, 망년회)

목적: 팀워크 향상, 부서 간 교류

성공 포인트:

• 직급 넘나드는 교류 메커니즘 (좌석, 게임)
• 전원 참가형 기획 (방관자 없게)
• 표창/감사 시간 (동기 부여)

회사 망년회 활성화도 참조.

경품 분배 팁: 투명한 방법로 경품 분배하면 모두가 납득하고 설레는 분위기 조성. 전원 참가로 일체감 생김.

세미나/스터디

목적: 지식 제공, 스킬 향상

성공 포인트:

• 실천 내용 (바로 사용 가능한 노하우)
• Q&A 시간 길게
• 워크샵 형식 (학습 효과 향상)
• 사후 자료 충실

워크샵 퍼실리테이션 팁도 참조.

온라인 이벤트

목적: 어디서든 참가 가능한 이벤트

성공 포인트:

• 쌍방향 커뮤니케이션 궁리
• 채팅/투표 기능 활용
• 브레이크아웃 룸 (소그룹 교류)
• 녹화 배포 (사후 시청 가능)

상세는 온라인 이벤트 추첨 성공법.

대형 이벤트 (100명 이상)

목적: 스케일 메리트 활용

성공 포인트:

• 사전 등록제 (참가 인원 파악)
• 그룹 만들기 궁리 (소그룹 교류 기회)
• 마이크 릴레이 등 대형 연출
• 철저한 안전 관리

설레는 기획 10가지 아이디어

1. 빙고 대회 (클래식하지만 확실)

준비: 빙고 카드, 경품 시간: 20-30분 흥분도: ★★★★☆

2. 퀴즈 대회 (팀 대항전)

준비: 문제 작성, 답변 도구 시간: 30-40분 흥분도: ★★★★☆

3. 공정한 경품 추첨

준비: 경품 목록, 참가자 명단 시간: 15-20분 흥분도: ★★★★★

포인트: 전원 참가 투명 추첨 방법으로 "부정 아냐?" 의혹 제거, 순수하게 결과 즐김. 특히 고액 경품 시 공정성 중요.

4. 팀 대항 게임

예: 몸으로 말해요, 버튼 퀴즈, 전화 게임 시간: 20-30분 흥분도: ★★★★☆

5. 라이트닝 토크

내용: 각자 5분 짧은 프레젠 시간: 30-40분 (6-8명) 흥분도: ★★★☆☆

6. 월드 카페

내용: 테마별 소그룹 토론 시간: 60-90분 흥분도: ★★★★☆

7. 서프라이즈 기획

예: 게스트 등장, 비디오 메시지, 플래시몹 시간: 10-15분 흥분도: ★★★★★

8. 포토 콘테스트

내용: SNS에 이벤트 사진 투고, 투표로 수상자 결정 시간: 이벤트 전체 흥분도: ★★★☆☆

9. 즉흥극/촌극

내용: 참가자가 즉흥 공연 시간: 15-20분 흥분도: ★★★★☆

10. 계절 이벤트 연동 기획

예: 할로윈 코스프레, 크리스마스 선물 교환 시간: 20-30분 흥분도: ★★★★☆

정리: 성공하는 이벤트는 90% 준비

이벤트 기획에서 가장 중요한 것은 사전 준비와 플랜B.

오늘부터 시작할 수 있는 일:

1. 이벤트 목적과 목표 명확화
2. 역산 스케줄 작성
3. 트러블 대책 플랜B 3개 준비

특히 경품 분배와 역할 분담 등 공정성 필요한 장면에서 투명한 방법 사용으로 모두가 납득, 이벤트 만족도 크게 향상.

공정하고 설레는 추첨 도구로 다음 이벤트를 성공시키세요.

---

관련 기사:

• 회사 망년회 활성화
• 온라인 이벤트 성공 전략
• 팀 빌딩 게임 모음
• 이벤트 관리 실패에서 배우기
• 계절 이벤트 아이디어 모음