随着远程办公的普及,如何保持团队凝聚力已成为许多组织面临的挑战。办公室里自然而然产生的闲聊和偶遇消失了,团队成员之间的互动往往仅限于工作上的最低限度沟通。其结果是,团队的一体感和归属意识逐渐淡化,沟通质量也可能受到影响。
传统的团队建设活动大多以线下为前提,在虚拟环境中并不总是有效。这时,阶梯抽签(Amidakuji)就能派上用场。它是一个简单的工具,能为远程团队活动带来公平性、趣味性和便捷的参与体验。
本指南将介绍10种利用阶梯抽签进行虚拟团队建设的创意方法,包含分步操作说明和实用技巧。每项活动都附有设置方法、具体步骤,以及该活动为何有效的解析。
从轻松的咖啡聊天配对,到黑客马拉松的团队组建、反馈伙伴匹配,我们涵盖了适用于不同目的和规模的活动。请根据团队的实际情况,从最适合的活动开始尝试。
在进入具体活动之前,我们先来梳理一下阶梯抽签在远程团队中表现出色的原因。
它可以在手机、平板、电脑等任意设备上运行,无需安装软件,也不需要创建账户。即使团队有海外成员,只需分享链接就能立刻参与。由于不需要安装特殊应用,也就无需等待IT部门的审批或安全审查。
阶梯抽签是一个可视化的互动过程,因此不容易出现旁观者。通过添加横线这一简单操作,每个人都能参与到结果中。这有效避免了虚拟会议中常见的"只有几个人在说话,其余人沉默"的状况,这是一个很大的优势。
没有人能操控结果,整个过程对所有人可见,这有助于在团队成员之间建立信任。不容易产生"上级单方面决定"或"声音大的人占便宜"等不满情绪,大家对结果的接受度也更高。
通过简单的URL分享即可实时参与,同时也支持异步参与。当团队成员处于不同时区时,每个人可以在自己方便的时间添加线条,这是很大的优势。如果所有人在会议前完成了添加线条的操作,正式会议上只需执行抽签和确认结果即可。
正因为这些特性,阶梯抽签作为团队建设工具非常出色。工具零导入成本、说明时间短、结果接受度高,这些在策划虚拟环境中的活动时都是重要的考量因素。与其他随机抽选工具相比,阶梯抽签有一个独特的优势:通过"自己添加横线"这一主动参与步骤,更容易产生对结果的当事人意识。
所有活动都使用免费的在线阶梯抽签工具Amida-san。基本设置步骤如下:
Amida-san无需注册账户,只需分享URL即可让所有人参与。团队成员可以通过手机或电脑访问同一URL,也不需要安装专用应用。直观的界面让初次使用者也能轻松上手,几乎不需要花时间说明工具的使用方法。
接下来,让我们看看这10项创意活动。
为轻松的一对一虚拟咖啡聊天创建随机配对,以建立个人联系。在远程办公环境中,不在同一项目的成员之间几乎没有接触的机会。咖啡轮盘可以自然地打破这道壁垒。
它会产生与日常工作伙伴不同的配对,形成出人意料但公平的组合。这是一种低压力的个人联系方式,每周或每月实施的话,团队内部的关系网会自然扩展。
记录以往的配对历史,可以调整以确保每次都与不同的同事交流。
如果持续进行咖啡轮盘,用电子表格管理过去的配对记录可以避免重复同样的组合。为了防止聊天时无话可说,可以准备一些可选的轻松话题卡片,如"本周最喜欢的音乐"、"最近读的书"等。第一次活动建议设定15分钟左右的短时间,营造轻松参与的氛围。
为团队会议或破冰环节分配随机讨论话题。当想在会议开头缓解参与者的紧张感或调节团队气氛时,这个方法尤为有效。
由于事先不知道话题,大家处于平等的起点,更容易产生自发的、接近真实想法的回答。这也是了解队友个人面向的好机会。
选择话题时要顾及参与者的文化背景和隐私。避免涉及宗教、政治、家庭经济状况的话题,选择任何人都能轻松谈论的内容。设定"可以跳过"的规则,不强制回答,以维护心理安全感。定期实施时,事先向团队成员征集话题建议,可以促进更主动的参与。
公平决定演示、展示或状态更新的顺序。发言顺序其实很重要——第一个上场的压力大,最后一个上场时观众注意力已经下降——各位置都有其特点。通过随机决定,可以防止特定的人总是被安排在不利的位置。
对于定期会议,使用历史数据来轮换,避免同一个人总是排在第一个。
这个方法适用于冲刺评审、周报、闪电演讲排序等广泛场景。尤其是闪电演讲,观众的注意力会随发言顺序而变化,从公平性角度来看随机排序很有价值。发言者较多时,可以考虑分多次执行阶梯抽签——先决定前半组和后半组,再决定各组内的顺序。
为节日或庆祝活动组织公平的礼物交换。结合年末的Secret Santa或情人节等季节性活动来实施,能为团队带来节日气氛和乐趣。
也可以将目的地设为礼物类别。例如设定"搞笑"、"实用"、"手工"、"科技小玩意"等类别。这减轻了寻找完美礼物的压力,更容易产生符合类别的创意礼物。
分配透明公平,无需手动调整。它创造了一种有趣的期待感和揭晓时刻,这种形式也很适合跨时区的远程团队实施。
礼物交换中,需要确保没有人抽到自己。创建目的地列表时,如果参与者和目的地名字出现重合,需要事先调整顺序,或者确认结果有问题时重新抽签。预算指南要事先明确,设定一个不会太高也不会太低的范围。对于远程团队,推荐电子礼品卡或可在线购买的商品,省去快递的麻烦。
公平地轮换分配项目角色。对象角色包括主持人、会议记录员、计时员等。当特定成员总是承担同样的角色时,其他成员会失去学习该角色技能的机会,团队整体的弹性也会降低。
每个人都能在不同角色中积累经验,拓宽技能面。防止角色固化,热门和冷门角色都能公平分配,减少不满。
首先,让团队列出当前需要的角色。然后,将每个角色的职责范围和预期工作简要整理成文档。为了让新担任角色的成员不感到困惑,安排前任进行简短的交接(约10分钟)会更顺利。轮换频率根据项目性质调整——短期项目每个冲刺轮换,长期项目则每季度轮换较为常见。
为主题虚拟午餐创建多元化小组。共同用餐是跨越文化和国界的最自然的沟通方式之一。在虚拟环境中重现这种体验,可以促进工作之外的轻松对话。
它打破部门壁垒,比全体通话提供更亲密的交流。共同用餐创造联结体验,每次变换分组可以扩展整个团队的联系。
推荐小组人数为4-6人。少于3人时对话不易持续,超过7人时部分成员难以发言。设定主题时,需要准备的(如一起做饭)和不需要准备的(如办公室参观)交替进行,避免负担偏重。时间以午餐的30-45分钟为宜,在工作时间内进行可以提高参与率。第一次建议从不需要准备的轻松主题开始。
为点对点的技能分享环节匹配人员。团队成员除了工作技能外,还拥有兴趣爱好、特长等多元化知识。创造分享的机会可以加深成员间的相互理解,产生"原来这个人还有这样一面"的发现。
发掘团队中潜在的才能,培养互相学习的文化。以低负担提供教育机会,培养对多元技能的认同。对于讲师来说,这也是整理自身知识的好机会。
首先向全体团队发送问卷,同时征集"能教的技能"和"想学的技能"。对照两份清单,优先安排供需匹配的主题。工作坊以30分钟为基准:前5分钟概述说明、20分钟演示或实操、最后5分钟答疑。为减轻讲师负担,幻灯片和资料的准备设为可选——只通过屏幕共享进行演示也足够。录制视频方便未能参加的成员日后观看。
为虚拟黑客马拉松或创新挑战组建随机团队。随机团队组合会创造出常规团队结构中不会出现的搭配,成为激发意想不到的创意和解决方案的契机。
与不同于日常合作者的成员共事,能激发新鲜的视角。团队组成公平,同时也是建立跨部门关系的机会。
使用阶梯抽签组建团队时,是完全随机还是设定一定限制,取决于活动目的。如果纯粹以团队建设为目的,完全随机较有效;如果重视产出质量,可以考虑按职能(工程师、设计师、业务等)分别执行阶梯抽签,确保每个团队至少包含不同职能的成员各一人。黑客马拉松开始前确认所有人都能使用协作工具(白板、文档共享等),团队组建确定后立即创建群聊以便开始准备。每组发表控制在5分钟以内,明确的时间限制能保持紧张感和专注力。
为相互反馈和成长对话配对团队成员。来自不同视角成员的反馈——而不仅仅是日常合作伙伴的——是拓宽自我认知的宝贵机会。
为了使反馈更有结构,事先分享以下四个维度:
随机配对减轻了"我可以给这个人反馈吗"的尴尬感。互相的形式保证了公平性,来自不同队友的新鲜视角能提升反馈的质量。
反馈伙伴匹配应在团队的心理安全感达到一定程度后实施。在团队形成初期,建议先通过咖啡轮盘或神秘话题讨论等轻松活动建立关系后再引入。反馈模板需事先分享,明确从哪些角度进行对话。此外,设定反馈内容仅限当事人之间、不向经理或其他成员分享的规则,可以促进坦诚的对话。在每次环节结束时安排互相表达感谢的时间也是很好的习惯。
为团队问答之夜公平选择问答主持人。问答之夜是远程团队中最受欢迎的娱乐活动之一,但如果总是同一个人担任主持,负担就会不均衡。使用阶梯抽签可以公平地分配主持人角色。
当每个人都轮流担任主持时,策划负担得以分散。变换类别可以创造友好竞争,成为不会厌倦的定期团队活动。
主持人从自己擅长的领域或喜欢的主题出题,可以减轻准备负担同时展现个人特色。题目以10道为宜,混合简单和困难的题目让所有参与者都能乐在其中。采用在聊天中输入答案的形式,方便不便开口的成员也能参与。如果采用团队对抗形式,这里也可以用阶梯抽签来分组,双重享受阶梯抽签的乐趣。保留成绩记录,制作跨赛季的积分排名,可以持续激励参与热情。
在事前说明中,清楚传达活动的目的(为什么要做这个)和所需时间。分享"为了开心"、"为了扩展团队内的联系"等坦诚的目的,可以降低参与者的心理门槛。在日历邀请中包含活动简介和阶梯抽签URL,并提醒大家在活动日前至少访问一次。
主持人率先展示享受的态度很重要。执行阶梯抽签时通过屏幕共享让所有人一起见证结果,可以增强一体感。如果出现出人意料的组合或独特的结果,可以将其作为团队的话题加以利用。事先想好技术故障时的替代方案(如在聊天中进行号码抽签),可以更安心。
跟进是决定活动成败的关键步骤。如果通过阶梯抽签决定的配对或分组没有转化为实际行动,活动的价值就会减半。一周后发送提醒,或在下次团队会议上轻描淡写地提一句"咖啡聊天怎么样?",可以提高执行率。活动后的反馈,比起正式的问卷调查,在聊天中征集"一句话感想"这样的轻松方式更有利于持续开展。
为了了解虚拟团队建设的举措是否有效,需要从几个角度进行评估。通过衡量,可以为下次活动的有效策划提供线索。但要注意,团队建设的成效不会立竿见影,不要仅凭短期数据做判断,要用中长期视角观察变化。
将数字指标和定性观察相结合来判断很重要。不仅关注活动后的即时变化,也要留意几周后的变化。
以大约3个月为周期进行回顾,确认参与率的趋势、反馈的倾向、团队氛围的变化。保持效果好的活动,对反响平淡的活动修改内容或替换为其他活动。当团队成员开始主动提出"想做这样的活动"时,说明团队建设已经扎根了。
评估时需要注意的是,团队建设的效果并非总能立即量化。即使参与率低,如果参与者的满意度高,仍可视为成功;反之,参与率高但参与流于形式,则需要改进。在一对一沟通中问一句"最近团队的氛围怎么样?"也是有效的定性评估手段。
在实施虚拟团队建设活动时,可能会遇到一些典型的挑战。事先了解应对方法,可以使运营更加顺畅。
安排在工作时间内进行,并控制活动时长(15-30分钟)。工作时间外的活动参与率往往会大幅下降。为适应不同时区,轮换活动时间。参与保持自愿,但要积极鼓励。在团队频道公开感谢参与者(如"感谢本周参加咖啡轮盘的各位!"),也能促进下次参与。此外,初期管理层和领导者率先参与,可以降低整个团队的参与门槛。
提前24小时发送操作指南,提供技术支持联系方式。准备带截图的具体操作说明可以减少咨询。也要准备不需要工具的备选活动。Amida-san无需创建账户、只需浏览器即可使用,即使是首次使用的成员也能直观操作。万一出现连接问题,由主持人代为操作并进行屏幕共享也是有效的方法。
单独邀请较安静的成员,或变换活动类型以吸引不同兴趣的人。创建更小的小组(3-4人)以营造更亲密的环境也是有效的。不擅长大型活动的人,在小组中可能更容易参与。此外,不仅要认可积极发言的参与,也要认可聊天评论、准备工作贡献等多种形式的参与。一句"谢谢你的参与"就能成为下次参与的动力。
从低风险活动(如咖啡轮盘)开始较好。设置可选参与、留出"退路"是必须的。明确表示"不参加也完全没关系",反而可能降低参与的门槛。主持人展示自己乐在其中的态度也很有效,当领导者坦率地说"我自己也很期待"时,团队氛围会缓和很多。根据反馈不断改进,找到适合团队的形式。不必追求第一次就完美。
根据团队规模不同,最佳的活动类型和频率也大不相同。请参考以下指南,选择适合自己团队的方式。
以全体参与的活动为重点。人数少意味着可以更频繁地互动,能够建立更深的关系。全员参与容易实现也是小型团队的优势。咖啡轮盘和神秘话题讨论等全员参与型活动特别适合。即使只在周例会开头用5分钟进行破冰,团队氛围也会有所改变。
小组活动和全体活动的混合较为有效。也要引入部门专属活动,通过更结构化的日程安排实现每月一次左右的均衡频率。使用阶梯抽签进行分组,4-6人的子小组进行活动后向全体分享,这种形式比较容易运营。有意识地进行跨部门配对,也能改善整个组织的沟通。
按部门或地区划分活动。以志愿者参与为基础,也可以考虑专业主持。每季度而非每月实施更为现实。对于大型团队,可以在各部门设置团队建设负责人,分散阶梯抽签的创建和管理工作,降低运营负担。将全公司活动(如年终聚会的分组等)与部门内部活动相结合,分层实施团队建设是较为有效的方式。
当团队熟悉了阶梯抽签后,也可以将其应用到团队建设以外的场景。
阶梯抽签可以应用于所有需要"公平随机决定"的场景。通过团队建设熟悉工具后,再融入日常工作会更加顺畅。
随着更多团队成员通过团队建设活动熟悉了阶梯抽签的操作,在"决定下一个负责人"、"决定顺序"等场合自然会有人提议"用阶梯抽签来决定吧"。这种工具的渗透使团队的决策过程更加开放和公平。
对于远程团队来说尤其如此,面对面时可以轻松说"猜拳决定"的场合在线上很有限。阶梯抽签可以异步使用,只需在文字聊天中发布"我们用阶梯抽签来决定负责人,请从这个URL参与",所有人就能在自己方便的时间参与。
我们介绍了10项活动和运营要点,但最重要的是真正开始行动。与其等到准备完美,不如先小规模尝试一项活动。按照以下清单操作,从准备到实施都不会迷茫。
作为第一次活动,推荐"咖啡轮盘(活动1)"或"演示顺序随机化(活动3)"。两者都风险低、容易说明、能立即体现价值。如果第一次实施感觉不错,下次可以尝试稍有不同的形式,如神秘话题讨论或随机午餐小组。
以下汇总了在虚拟团队建设中引入阶梯抽签时经常被问到的问题和解答。
阶梯抽签是由竖线和横线组成的一种抽签方式,通过沿着横线前进,最终到达哪个目的地来决定结果。虽然在日本广为人知,但对于国际成员来说可能比较陌生。使用在线工具的话,只需添加横线和执行抽签即可完成,即使不详细解释规则也能直观操作。事先分享URL,告诉大家"先试试看"是最有效的方式。如果想详细了解阶梯抽签的原理,可以参考什么是阶梯抽签?这篇文章。
视团队规模和工作量而定,一般每月1-2次。频率太高会成为负担,太低则难以养成习惯。建议从每月一次开始,根据团队反应进行调整。不同活动的适宜频率也不同——像咖啡轮盘这样的轻量活动每两周一次也不会有太大负担,而黑客马拉松这样较重的活动每季度一次更为现实。
阶梯抽签的添加横线操作可以异步进行,因此不需要所有人同时在线。各人在自己的时间添加线条,只在共同时间执行抽签,或者事后分享结果。像咖啡轮盘这样决定配对的活动,配对后的聊天本身也可以通过文字聊天异步进行,几乎可以完全消除时区壁垒。
参与设为可选是基本原则。此外,像咖啡轮盘这样的一对一活动,即使不擅长大型活动的人也容易参与。准备多种活动类型,让每位成员可以选择适合自己的活动参加。对于内向的成员,提供文字参与选项(聊天回答、异步技能分享等),使他们无需音视频也能参与。"不是所有人都必须以同样的方式参与"这种灵活态度很重要。
阶梯抽签保证了随机性,因此结果的公平性是有保障的。但如果出现明显的不便(如同一配对连续多次出现),可以查看历史记录进行手动调整或重新抽签。关键是事先明确规则。设定"原则上接受结果"、"如有明确的工作原因可以协商"等规则,可以预防纠纷。
如果不知道10项活动中该从哪个开始,请根据团队的实际情况来选择。根据团队的发展阶段和当前面临的课题,有效的活动也不同。请参考以下指南。
团队刚刚成立,成员之间还不太了解的阶段,适合低负担、促进个人交流的活动。通过咖啡轮盘(活动1)建立一对一关系,或通过神秘话题讨论(活动2)了解彼此的为人,都很有效。在这个阶段,需要深度对话的反馈伙伴匹配(活动9)还为时过早。
对于已经建立了关系、想防止倦怠的团队,选择与工作直接相关的活动。演示顺序随机化(活动3)和项目角色轮换(活动5)可以自然融入日常会议。其优势在于不需要专门安排"团队建设时间",可以作为日常工作的一部分实施。
在追求创新和新想法的时期,黑客马拉松团队组建(活动8)和技能分享工作坊(活动7)比较适合。与不同于平时的成员协作,可以产生新鲜视角和出人意料的创意。
当团队士气低落,或在年末年初等时间节点,像虚拟礼物交换(活动4)或问答之夜(活动10)等娱乐性强的活动很有效。随机午餐小组(活动6)也能提供远离日常的轻松交流。
当团队进入稳定期、想聚焦个人成长时,可以引入反馈伙伴匹配(活动9)和技能分享工作坊(活动7)。这些活动在心理安全感得到保障的团队中尤为有效。
虚拟团队建设中可用的抽选方式不只有阶梯抽签。每种方法各有优缺点,可以根据情况选用。在这里我们比较各主要抽选方式的特点,梳理阶梯抽签适合团队建设的理由。
在线上也可以使用,但需要所有人同时做出动作,无法异步参与。2-3人的少数人时很方便,但人数多时会很耗时。而且由于是淘汰制,早早被淘汰的人等待时间长,难以维持活动气氛。
在聊天中写号码抽签的方式很简便,但在结果出来之前参与者几乎没有参与感。没有像阶梯抽签那样"自己添加横线"的主动操作,对结果的主人翁意识往往较弱。由于结果取决于抽签执行者,在透明度方面也稍显不足。
随机生成数字或列表的工具准确快速,但缺乏视觉上的趣味性。按下按钮立即出结果,几乎没有"期待感"。阶梯抽签因为有沿着线条前进的动画效果,抽签过程本身就是一种娱乐。在团队建设中,享受过程本身——而不仅仅是结果——是一个重要元素。
阶梯抽签在参与的主动性、结果的公平性、视觉趣味性、异步支持这四个方面兼具优势,是最适合团队建设用途的选择。尤其是使用在线工具时,只需分享URL即可完成准备,无需任何额外设置。
它还支持大人数使用,从5人的小团队到50人以上的大型组织都可以用同样的方式实施。团队规模变化时无需更换工具、保持运营方式的一致性,也是日常工作中的实际优势。
虚拟团队建设不需要复杂的系统或昂贵的工具。使用阶梯抽签,可以自然地为远程团队引入公平性和趣味性。
将这10项活动融入团队的日常工作中,可以期待以下效果:
持续下去的关键是一致性和多样性。尝试不同的活动,收集反馈,适应团队独特的文化。先从低风险的活动开始,根据团队的反应逐步增加种类。
每次都是同样的活动会让人厌倦,但每次都是全新的活动准备负担又太大。轮换2-3种活动、偶尔尝试新事物的平衡最为理想。使用阶梯抽签这一共同工具,即使活动类型变化也不需要从头解释操作方法,运营更加顺畅。
随着远程办公持续发展,有意识地建立团队联系的举措将变得越来越重要。请参考本指南,开始适合你的团队的虚拟团队建设。