面向NPO・志愿者组织【透明组织运营术】

"干部选举时发生了冲突..." "总是同一批人承担负担" "想通过透明的决策方式获得成员的信任"

对于NPO・志愿者组织来说,高透明度的治理能够带来组织的信任。

本文从组织运营的角度解说如何公平地进行干部选举、值班决定、角色分配。

NPO・志愿者组织面临的挑战

1. 干部选举的挑战

常见问题:

• "没有人愿意参选"
• "每年都是同样的人担任干部"
• "选举过程不透明"
• "由少数人的意见决定"

影响:

• 成员不信任
• 参与意愿下降
• 无法吸引新成员
• 资助审查评价降低

2. 角色分配的挑战

常见问题:

• "负担集中在特定人员身上"
• "不想做的角色互相推诿"
• "因不公平感导致人际关系恶化"
• "明明是志愿工作却有强烈的义务感"

影响:

• 倦怠(职业倦怠综合症)
• 成员流失
• 活动质量下降
• 对组织可持续性的担忧

3. 透明度・治理的挑战

常见问题:

• "决策过程不可见"
• "只有部分成员在决定"
• "没有留下记录"
• "问责不充分"

影响:

• 捐赠者・资助机构的信任下降
• 与行政部门的合作困难
• 媒体信用丧失
• 社会评价降低

高透明度组织运营的重要性

来自利益相关者的信任

捐赠者:

• "捐款是否被恰当使用"
• "组织运营是否健全"
• "是否有透明度"

资助基金会:

• 确认治理体系
• 决策过程的透明度
• 财务的适当性

行政部门:

• NPO法人的认定要求
• 补贴・委托项目的审查标准
• 公益性的判断

受益者:

• 对服务持续性的信任
• 组织的稳定性

内部成员的满意度

透明度带来的好处:

• 对决策的认同感
• 对组织的归属感
• 贡献意愿的提高
• 长期承诺

提高干部选举的透明度

1. 理事・监事的选举

推荐流程

步骤1: 明确干部要求

需要文档化的项目:

• 任期(例:2年,可连任)
• 职务内容
• 预期的时间承诺
• 所需技能・经验
• 是否有报酬

步骤2: 征集候选人・推荐

透明度要点:

• 明示招募期限(最少2周)
• 通知所有成员
• 文档化推荐理由
• 确认被提名者的同意

步骤3: 候选人信息公开

应公开的信息:

• 履历・专业性
• 对组织的贡献实绩
• 作为干部的抱负
• 是否存在利益冲突

步骤4: 选择选举方法

方法A: 选举

• 在大会上投票
• 通过无记名投票确保公平性
• 开票的透明性(多人确认)

方法B: 推荐委员会

• 设立选举委员会
• 委员考虑多样性选出
• 文档化推荐理由
• 在大会上批准

方法C: 无多个候选人时的抽签

• 有多个具有同等资格的候选人
• 通过公平抽签决定
• 过程以所有人都能确认的形式进行

步骤5: 记录保存

应保存的记录:

• 选举过程的会议记录
• 投票结果(考虑个人信息)
• 推荐理由
• 大会上的问答

2. 委员会成员选举

类型:

• 公关委员会
• 项目委员会
• 财务审计委员会
• 活动执行委员会

高透明度的选举方法:

1. 意愿调查

   • 询问所有成员的意愿
   • 填写第3志愿

2. 协调

   • 调整意愿集中的委员会
   • 通过在线阿弥陀签公平决定

3. 技能匹配

   • 需要专业性的委员会另行考虑
   • 但要确保透明度

值班・角色分配的公平化

1. 定期值班(接待、清洁等)

挑战:

• 每次都是同样的人负担
• 缺席时代理不明确
• 不公平感

解决方案: 创建轮值表

步骤1: 调查所有人的可参加日期

使用Google表单等:
- 可参加的星期・时间段
- 不可参加的日期
- 希望频率(每月1次、每月2次等)

步骤2: 创建公平的轮值表

1. 用阿弥陀签决定初次顺序
2. 之后按顺序轮换
3. 缺席时下次优先担任

步骤3: 可视化

- 通过Google日历共享
- 也用纸张张贴
- 自动化提醒通知

2. 活动时的角色分配

例: 慈善活动

角色:

• 总负责人
• 接待负责
• 会场布置
• 公关负责
• 财务负责
• 摄影・记录

高透明度的分配方法:

方法1: 基于技能 + 抽签

1. 需要专业性的角色(财务等)由适任者担任
2. 其他角色进行意愿调查
3. 意愿重叠的角色通过抽签决定

方法2: 负担度积分制

为每个角色设定负担度积分:
- 总负责人: 10分
- 接待: 3分
- 布置: 5分

调整使每个人的年度积分相等

3. 长期项目的团队组建

例: 新业务启动

透明度流程:

1. 分享项目概要

   • 目的、期限、所需承诺

2. 公开招募

   • 招募有意者
   • 提交申请理由

3. 选拔

   • 事先明示选拔标准
   • 由选拔委员会审查
   • 反馈结果和理由

4. 团队内角色

   • 团队内角色通过阿弥陀签等公平决定

决策过程的透明化

1. 大会・理事会运营

透明度要点:

事前准备:

• 事先公开议题(2周前)
• 事先分发资料
• 事先接受问题

当日:

• 制作会议记录(也记录发言者姓名)
• 明确决议事项
• 记录反对意见

事后:

• 公开会议记录(1周内)
• 通知决定事项
• 报告实施情况

2. 日常决策

即使是小规模决定:

• 记录决策过程
• 向相关人员报告
• 收集反馈

工具利用:

• 在Slack/ChatWork等上讨论
• Google Docs协同编辑
• 利用投票功能

治理强化检查清单

组织体系

• 章程・规约已整备
• 干部选举方法已文档化
• 有理事会召开频率・会议记录制作规则
• 有利益冲突防止机制
• 确保监事的独立性

透明度

• 公开财务信息
• 制作・公开事业报告书
• 向会员公开大会会议记录
• 决策过程已文档化
• 有应对信息公开请求的体系

公平性

• 角色分配不偏向特定人员
• 抽签・选举方法公平
• 新成员也能获得角色
• 负担已记录和可视化
• 有定期轮换

问责

• 报告捐款用途
• 定期进行活动报告
• 有向利益相关者说明的机会
• 有投诉・咨询窗口
• 有改进的PDCA循环

具体工具利用

1. 在线阿弥陀签

使用场景:

• 干部互选(从同等候选人中选出1名)
• 委员会成员决定
• 活动角色分配
• 值班顺序决定

优点:

• 完全透明的过程
• 远程成员也能参加
• 保留记录
• 免费使用

2. Google Workspace(非营利版)

免费使用功能:

• Gmail(自定义域名)
• Google日历(值班表共享)
• Google Drive(文档共享)
• Google表单(调查・投票)

申请方法: 向Google for Nonprofits申请 (针对公益法人・NPO法人)

3. Slack / ChatWork

使用例:

• 日常沟通
• 决策记录
• 通过投票功能进行简单决定
• 文件共享

4. Trello / Notion

项目管理:

• 任务可视化
• 明确负责人
• 共享进度
• 一目了然谁在做什么

常见问题

Q1: 没有人愿意担任干部时怎么办?

A: 考虑以下对策:

1. 细分角色: 减少负担
2. 缩短任期: 用1年任期降低心理门槛
3. 多人体制: 共同代表制
4. 考虑报酬: 适当范围内的酬金
5. 利用外部人才: 邀请外部专家担任理事

Q2: 通过抽签决定干部是否合适?

A: 视情况而定:

• 合适的情况: 有多个具有同等资格的候选人时的互选
• 不合适的情况: 需要专业性或经验的职位

选择公平的决定方法很重要。

Q3: 理事会会议记录应该全面公开吗?

A: 基本上向会员公开,向公众公开摘要:

• 面向会员: 详细会议记录
• 面向公众: 摘要版(排除个人信息)
• 不公开事项: 人事、涉及个人隐私的内容

Q4: 远程成员如何参与决策?

A: 利用在线工具:

• 通过Zoom召开大会
• 在线抽签
• 电子投票
• 书面决议

但是,需要在章程中明确规定"允许在线参与"。

Q5: 小规模组织也需要治理吗?

A: 是的,无论规模大小都很重要:

• 正因为规模小,才要防止人际关系问题
• 为未来发展做准备
• 获得社会信用
• 在资助申请中有利

从简化版开始,逐步完善。

总结

提高NPO・志愿者组织的透明度:

重要性:

• 获得利益相关者的信任
• 提高内部成员满意度
• 组织的可持续性

实践方法:

• 公平的干部选举流程
• 引入轮换制度
• 文档化决策过程
• 记录保存和公开

推荐工具:

• 在线阿弥陀签(角色决定)
• Google Workspace(文档管理)
• Slack/ChatWork(沟通)

成功关键:

• 过程可视化
• 全员参与机会
• 定期审查
• 反映反馈

通过透明治理建立值得信赖的组织!