イベント企画の完全マニュアル【成功する進行のコツ】
「イベント企画を任されたけど、何から始めればいいか分からない...」 「毎回同じような内容で、参加者が飽きてきた」 「準備は万端だったのに、当日トラブル続き」
イベント企画は、準備段階から当日の進行、フォローアップまで、考えることが山積みです。
この記事では、初めての幹事でも失敗しない、イベント企画の基本から応用までを徹底解説します。
イベント企画の 5 つのステップ
ステップ 1: 目的とゴールの明確化
「何のためのイベントか?」を明確にします。
イベントの目的例:
- 社内の親睦を深める（懇親会・忘年会）
- 知識・スキルを学ぶ（セミナー・研修）
- ブランド認知を高める（マーケティングイベント）
- 顧客との関係構築（ユーザー会・交流会）
ゴール設定のポイント:
- 具体的な数値目標（参加者数、満足度など）
- 測定可能な成果指標
- 達成期限
悪い例: 「楽しいイベントにする」 良い例: 「参加者満足度 80%以上、参加率 70%以上を達成し、部署間の交流を促進する」
ステップ 2: 企画立案とタイムライン作成
逆算スケジュールで計画します。
3 ヶ月前:
- 日程・会場の確定
- 予算の策定
- コンセプト決定
2 ヶ月前:
- プログラム詳細の決定
- ゲスト・講師の依頼
- 告知開始
1 ヶ月前:
- 参加者募集締切
- 備品・景品の手配
- タイムテーブル詳細化
1 週間前:
- 最終参加人数の確定
- リハーサル実施
- トラブル対策の確認
前日:
- 会場設営の確認
- 当日の役割分担の最終確認
- 緊急連絡先の共有
ステップ 3: 参加者エンゲージメントの設計
「聞くだけ」「見るだけ」のイベントは避けます。
参加型の仕掛け:
- アイスブレイク（開始 5 分）
- グループワーク（参加者同士の交流）
- Q&A セッション（質問タイム）
- 投票・アンケート（リアルタイム集計）
チームビルディングゲームを取り入れると、自然に場が盛り上がります。
ステップ 4: 盛り上がるプログラム構成
起承転結を意識した流れを作ります。
理想的なタイムテーブル例（2 時間のイベント）:
| 時間 | 内容 | 目的 |
|---|---|---|
| 0:00-0:05 | オープニング | 期待感醸成 |
| 0:05-0:10 | アイスブレイク | 緊張をほぐす |
| 0:10-0:40 | メインコンテンツ 1 | 価値提供 |
| 0:40-0:50 | 休憩・交流タイム | リフレッシュ |
| 0:50-1:20 | メインコンテンツ 2 | 深掘り |
| 1:20-1:40 | グループワーク | 参加型 |
| 1:40-1:55 | 景品抽選・ゲーム | エンターテインメント |
| 1:55-2:00 | クロージング | 余韻を残す |
ポイント:
- 50 分ごとに休憩を入れる（集中力維持）
- 同じ形式を連続させない（飽きさせない）
- 最後に盛り上がる要素を入れる（記憶に残る）
ステップ 5: トラブル対策とプラン B
必ずトラブルは起きる前提で準備します。
よくあるトラブルと対策:
| トラブル | 対策 |
|---|---|
| 参加者が予定より少ない | 席配置を柔軟に変更、グループ人数調整 |
| 機材トラブル | 予備 PC・マイク・スピーカー準備 |
| 時間が押す | カットできる要素を事前決定 |
| 進行役が欠席 | サブ進行役を 2 名以上決めておく |
| 盛り上がらない | 緊急用ゲーム・ネタを用意 |
イベント運営の失敗例から学ぶことも重要です。
シーン別：イベント企画のコツ
社内イベント（懇親会・忘年会）
目的: チームワーク向上、部署間交流
成功のポイント:
- 階層を超えた交流の仕組み（席配置・ゲーム）
- 全員参加型の企画（傍観者を作らない）
- 表彰・感謝の時間（モチベーション向上）
会社の忘年会で盛り上がる方法も参考にしてください。
景品抽選の工夫: 景品配布は、透明性の高い方法を使うと、全員が納得できて盛り上がります。参加者全員が関わる形式にすることで、一体感も生まれます。
セミナー・勉強会
目的: 知識提供、スキル向上
成功のポイント:
- 実践的な内容（すぐ使えるノウハウ）
- 質疑応答の時間を長めに確保
- ワークショップ形式（学習効果向上）
- フォローアップ資料の充実
ワークショップ進行のコツも合わせてご覧ください。
オンラインイベント
目的: 場所を問わず参加可能なイベント
成功のポイント:
- 双方向コミュニケーションの工夫
- チャット・投票機能の活用
- ブレイクアウトルーム（少人数交流）
- 録画配信（後から視聴可能に）
オンラインイベントの抽選成功法で詳しく解説しています。
大人数イベント（100 名以上）
目的: スケールメリットの活用
成功のポイント:
- 事前登録制（人数把握）
- グループ分けの工夫（少人数の交流機会）
- マイクリレーなどの大人数演出
- 安全管理の徹底
盛り上がる企画アイデア 10 選
1. ビンゴ大会（定番だが鉄板）
準備: ビンゴカード、景品 所要時間: 20-30 分 盛り上がり度: ★★★★☆
2. クイズ大会（チーム対抗）
準備: 問題作成、回答用ツール 所要時間: 30-40 分 盛り上がり度: ★★★★☆
3. 公平な景品抽選
準備: 景品リスト、参加者リスト 所要時間: 15-20 分 盛り上がり度: ★★★★★
ポイント: 全員参加型の透明性の高い抽選方法を使うことで、「不正がないか?」という疑念を解消し、純粋に結果を楽しめます。特に高額景品がある場合は、公平性が重要です。
4. チーム対抗ゲーム
例: ジェスチャーゲーム、早押しクイズ、伝言ゲーム 所要時間: 20-30 分 盛り上がり度: ★★★★☆
5. ライトニングトーク
内容: 1 人 5 分の短いプレゼン 所要時間: 30-40 分（6-8 人） 盛り上がり度: ★★★☆☆
6. ワールドカフェ
内容: テーマ別少人数ディスカッション 所要時間: 60-90 分 盛り上がり度: ★★★★☆
7. サプライズ企画
例: ゲスト登場、ビデオメッセージ、フラッシュモブ 所要時間: 10-15 分 盛り上がり度: ★★★★★
8. フォトコンテスト
内容: イベント中の写真を SNS 投稿、投票で優勝決定 所要時間: イベント全体 盛り上がり度: ★★★☆☆
9. 即興劇・寸劇
内容: 参加者による即興パフォーマンス 所要時間: 15-20 分 盛り上がり度: ★★★★☆
10. 季節イベント連動企画
例: ハロウィン仮装、クリスマスプレゼント交換 所要時間: 20-30 分 盛り上がり度: ★★★★☆
当日の進行チェックリスト
開始 2 時間前
- 会場設営完了確認
- 音響・映像機器の動作確認
- 景品・配布物の最終チェック
- スタッフ全員でリハーサル
開始 30 分前
- 受付の開始
- BGM の再生開始
- 照明の調整
- トイレ・非常口の案内準備
開始直前
- 参加者の着席誘導
- マイク音量の最終確認
- タイムキーパーの配置
- 緊急連絡先の共有
イベント中
- タイムテーブル通りに進行
- 参加者の様子を観察（飽きていないか）
- トラブル発生時の柔軟な対応
- 写真・動画の記録
終了後
- 参加者へのお礼
- 会場の原状回復
- 忘れ物の確認
- 片付け・撤収
フォローアップで差をつける
即日実施（イベント終了後 24 時間以内）
- お礼メールの送信
- 写真・動画の共有
- 簡易アンケートの配信
1 週間以内
- イベントレポートの作成
- 詳細アンケート結果の分析
- 次回への改善点まとめ
1 ヶ月以内
- 好評だった企画の横展開検討
- 参加者フィードバックの共有
- 次回イベントの企画開始
よくある質問
Q1: 予算が限られている場合は?
A: 無料または低コストでできる工夫があります。
- 景品は手作りや社内リソース活用
- 会場は社内会議室を利用
- 無料で使える公平な抽選ツールを活用
- 参加者持ち寄り制（ポットラック形式）
Q2: 初めての幹事で不安です
A: 経験豊富な先輩に相談しましょう。
- 過去のイベント資料を参考に
- 役割分担して負担を分散
- リハーサルを必ず実施
- トラブル事例を事前学習
Q3: 参加率を上げる方法は?
A: 魅力的な企画と情報発信が鍵です。
- 早めの告知（1-2 ヶ月前）
- 定期的なリマインド
- 参加メリットの明確化
- 過去イベントの好評ポイントをアピール
まとめ：成功するイベントは準備が 9 割
イベント企画で最も重要なのは、事前準備とプラン Bです。
今日から始められること:
- イベントの目的とゴールを明確にする
- 逆算スケジュールを作成する
- トラブル対策のプラン B を 3 つ用意する
特に、景品配布や役割分担など、公平性が求められる場面では、透明性の高い方法を使うことで、参加者全員が納得し、イベントの満足度が大きく向上します。
公平で盛り上がる抽選ツールを活用して、次回のイベントを成功させましょう。
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