NPO·자원봉사단체를 위한 【투명한 조직 운영술】

"임원 선출 때문에 갈등이 생겼어요..." "항상 같은 사람이 부담을 지고 있어요" "투명한 결정 방법으로 회원들의 신뢰를 얻고 싶어요"

NPO·자원봉사단체에서는 투명한 거버넌스가 조직의 신뢰로 이어집니다.

이 글에서는 임원 선출·당번 결정·역할 분담을 공정하게 실시하는 방법을 조직 운영의 관점에서 설명합니다.

NPO·자원봉사단체가 직면하는 과제

1. 임원 선출의 과제

흔한 문제:

• "출마자가 없어요"
• "매년 같은 사람이 임원을 계속하고 있어요"
• "선출 프로세스가 불투명해요"
• "일부 사람의 의견으로 결정되어 버려요"

영향:

• 회원들의 불신
• 조직 참여 의욕 저하
• 신규 회원 증가 없음
• 보조금 심사에서의 평가 저하

2. 역할 분담의 과제

흔한 문제:

• "부담이 특정인에게 집중됨"
• "하기 싫은 역할의 떠넘기기"
• "불공평감으로 인한 인간관계 악화"
• "자원봉사인데 의무감이 강함"

영향:

• 번아웃(소진 증후군)
• 회원 이탈
• 활동 질 저하
• 조직 지속가능성에 대한 우려

3. 투명성·거버넌스의 과제

흔한 문제:

• "의사결정 프로세스가 보이지 않음"
• "일부 회원만이 결정하고 있음"
• "기록이 남아있지 않음"
• "설명 책임이 불충분함"

영향:

• 기부자·보조금 단체로부터의 신뢰 저하
• 행정과의 연계 곤란
• 미디어로부터의 신용 상실
• 사회적 평가 저하

투명한 조직 운영의 중요성

이해관계자로부터의 신뢰

기부자:

• "기부금이 적절하게 사용되고 있는가"
• "조직 운영이 건전한가"
• "투명성이 있는가"

보조 재단:

• 거버넌스 체제 확인
• 의사결정 프로세스의 투명성
• 회계의 적정성

행정:

• NPO 법인 인증 요건
• 보조금·위탁사업 심사 기준
• 공익성 판단

수혜자:

• 서비스 계속성에 대한 신뢰
• 조직의 안정성

내부 회원의 만족도

투명성이 가져오는 것:

• 의사결정에 대한 납득감
• 조직에 대한 소속감
• 기여 의욕 향상
• 장기적인 몰입

임원 선출의 투명성 향상

1. 이사·감사 선출

권장 프로세스

단계 1: 임원 요건 명확화

문서화해야 할 항목:

• 임기(예: 2년, 재임 가능)
• 직무 내용
• 기대되는 시간적 몰입
• 필요한 스킬·경력
• 보수 유무

단계 2: 출마·추천 모집

투명성 포인트:

• 모집 기간 명시(최소 2주)
• 전 회원에게 주지
• 추천 이유 문서화
• 피추천자의 승낙 확인

단계 3: 후보자 정보 공개

공개해야 할 정보:

• 경력·전문성
• 조직에 대한 기여 실적
• 임원으로서의 포부
• 이해상충 유무

단계 4: 선출 방법 선택

방법 A: 선거

• 총회에서 투표
• 무기명 투표로 공정성 확보
• 개표의 투명성(복수 명이 확인)

방법 B: 추천위원회

• 선출위원회 설치
• 위원은 다양성을 고려하여 선출
• 추천 이유 문서화
• 총회에서 승인

방법 C: 복수 후보가 없는 경우 추첨

• 동일한 정도의 자격을 가진 후보가 복수
• 공정한 추첨으로 결정
• 프로세스를 전원이 확인할 수 있는 형태로

단계 5: 기록 보존

보존해야 할 기록:

• 선출 프로세스의 회의록
• 투표 결과(개인정보 고려)
• 추천 이유
• 총회에서의 질의응답

2. 위원회 멤버 선출

종류:

• 홍보위원회
• 사업위원회
• 회계감사위원회
• 이벤트 실행위원회

투명성 높은 선출 방법:

1. 희망 조사

   • 전 회원에게 희망 조사
   • 제3희망까지 기입

2. 조정

   • 희망이 편중된 위원회는 조정
   • 온라인 사다리타기로 공정하게 결정

3. 스킬 매칭

   • 전문성이 필요한 위원회는 별도 고려
   • 단, 투명성 확보

당번·역할 분담의 공평화

1. 정기적인 당번(접수, 청소 등)

과제:

• 매번 같은 사람이 부담
• 결석 시 대리가 불명확
• 불공평감

해결책: 로테이션 표 작성

단계 1: 전원의 참가 가능일 조사

Google 폼 등으로:
- 참가 가능한 요일·시간대
- NG 일정
- 희망 빈도(월 1회, 월 2회 등)

단계 2: 공평한 로테이션 표 작성

1. 사다리타기로 첫 순서 결정
2. 그 후에는 순서대로 로테이션
3. 결석 시에는 다음 번 우선 담당

단계 3: 가시화

- Google 캘린더로 공유
- 종이로도 게시
- 리마인더 알림 자동화

2. 이벤트 시 역할 분담

예: 자선 이벤트

역할:

• 총괄 책임자
• 접수 담당
• 회장 설치
• 홍보 담당
• 회계 담당
• 사진·기록

투명성 높은 분담 방법:

방법 1: 스킬 기반 + 추첨

1. 전문성이 필요한 역할(회계 등)은 적임자에게
2. 그 외의 역할은 희망 조사
3. 희망이 겹친 역할은 추첨으로 결정

방법 2: 부담도 포인트제

각 역할에 부담도 포인트 설정:
- 총괄 책임자: 10포인트
- 접수: 3포인트
- 설치: 5포인트

연간 각자의 포인트가 평등하도록 조정

3. 장기 프로젝트 팀 구성

예: 신규 사업 런칭

투명성 프로세스:

1. 프로젝트 개요 공유

   • 목적, 기간, 필요한 몰입

2. 공모

   • 희망자 모집
   • 지원 이유 제출

3. 선발

   • 선발 기준 사전 명시
   • 선발위원회에서 심사
   • 결과와 이유 피드백

4. 팀 내 역할

   • 팀 내 역할은 사다리타기 등으로 공평하게

의사결정 프로세스의 투명화

1. 총회·이사회 운영

투명성 포인트:

사전 준비:

• 안건 사전 공개(2주 전)
• 자료 사전 배포
• 질문 사전 접수

당일:

• 회의록 작성(발언자 이름도 기록)
• 의결 사항 명확화
• 반대 의견 기록

사후:

• 회의록 공개(1주일 이내)
• 결정 사항 주지
• 실시 상황 보고

2. 일상적인 의사결정

소규모 결정도:

• 결정 프로세스 기록
• 관계자에게 보고
• 피드백 수집

툴 활용:

• Slack/ChatWork 등에서 논의
• Google Docs 공동 편집
• 투표 기능 활용

거버넌스 강화 체크리스트

조직 체제

• 정관·규약이 정비되어 있음
• 임원 선출 방법이 문서화되어 있음
• 이사회 개최 빈도·회의록 작성 규칙이 있음
• 이해상충 방지 구조가 있음
• 감사의 독립성이 확보되어 있음

투명성

• 재무 정보를 공개하고 있음
• 사업 보고서를 작성·공개하고 있음
• 총회 회의록을 회원에게 공개하고 있음
• 의사결정 프로세스가 문서화되어 있음
• 정보 공개 청구에 대응할 수 있는 체제가 있음

공평성

• 역할 분담이 특정인에게 편중되지 않음
• 추첨·선출 방법이 공평함
• 신규 회원도 역할을 얻을 수 있음
• 부담의 기록과 가시화가 되어 있음
• 정기적으로 로테이션이 있음

설명 책임

• 기부금 사용처를 보고하고 있음
• 활동 보고를 정기적으로 실시하고 있음
• 이해관계자에 대한 설명 기회가 있음
• 고충·상담 창구가 있음
• 개선의 PDCA 사이클이 있음

구체적인 툴 활용

1. 온라인 사다리타기

활용 장면:

• 임원의 호선(동급 후보에서 1명 선출)
• 위원회 멤버 결정
• 이벤트 역할 분담
• 당번 순서 결정

장점:

• 완전히 투명한 프로세스
• 원격지 회원도 참가 가능
• 기록이 남음
• 무료로 사용 가능

2. Google Workspace(비영리 버전)

무료로 사용 가능한 기능:

• Gmail(자체 도메인)
• Google 캘린더(당번표 공유)
• Google 드라이브(문서 공유)
• Google 폼(설문조사·투표)

신청 방법: Google for Nonprofits에 신청 (공익법인·NPO 법인 대상)

3. Slack / ChatWork

활용 예:

• 일상 커뮤니케이션
• 의사결정 기록
• 투표 기능으로 간단한 결정
• 파일 공유

4. Trello / Notion

프로젝트 관리:

• 태스크 가시화
• 담당자 명확화
• 진척 공유
• 누가 무엇을 하고 있는지 한눈에

자주 묻는 질문

Q1: 임원 지원자가 없는 경우는?

A: 다음 대책을 검토:

1. 역할 세분화: 부담 줄이기
2. 임기 단축: 1년 임기로 심리적 장벽 낮추기
3. 복수 명 체제: 공동 대표제
4. 보수 검토: 적정 범위에서 사례
5. 외부 인재 활용: 이사에 외부 전문가 초빙

Q2: 추첨으로 임원을 결정하는 것이 적절한가요?

A: 케이스 바이 케이스입니다:

• 적절한 경우: 동일한 정도의 자격을 가진 후보가 복수인 경우 호선
• 부적절한 경우: 전문성이나 경험이 필요한 직책

공정한 결정 방법 선택이 중요합니다.

Q3: 이사회 회의록은 전면 공개해야 하나요?

A: 기본적으로는 회원에게 공개, 일반에게는 요약 공개:

• 회원용: 상세한 회의록
• 일반용: 요약판(개인정보 제외)
• 비공개 사항: 인사, 개인 프라이버시 관련 내용

Q4: 원격지 회원도 참가할 수 있는 결정 방법은?

A: 온라인 툴 활용:

• Zoom으로 총회 개최
• 온라인 추첨
• 전자 투표
• 서면 의결

단, 정관에서 "온라인 참가 가능"을 명기해 둘 필요가 있습니다.

Q5: 소규모 단체도 거버넌스가 필요한가요?

A: 네, 규모와 관계없이 중요합니다:

• 소규모이기 때문에 인간관계 문제를 방지
• 미래 성장에 대비
• 사회적 신용 획득
• 보조금 신청에서 유리

간단한 버전부터 시작해서 점차 정비해 나갑시다.

정리

NPO·자원봉사단체의 투명성 향상:

중요성:

• 이해관계자로부터의 신뢰 획득
• 내부 회원의 만족도 향상
• 조직의 지속가능성

실천 방법:

• 공정한 임원 선출 프로세스
• 로테이션 제도 도입
• 의사결정 프로세스 문서화
• 기록 보존과 공개

추천 툴:

• 온라인 사다리타기(역할 결정)
• Google Workspace(문서 관리)
• Slack/ChatWork(커뮤니케이션)

성공의 열쇠:

• 프로세스 가시화
• 전원 참가 기회
• 정기적인 재검토
• 피드백 반영

투명한 거버넌스로 신뢰받는 조직을 만듭시다!