共享办公空间、共享办公室的座位抽签创意【提升满意度】
"热门的窗边座位先到先得,被说不公平" "自由席位每天同样的人占好座位" "会员'抢不到座位'的投诉增加"
共享办公空间和共享办公室的运营中,座位、席位的分配是左右会员满意度的重要要素。
本文解说公平且透明度高的座位抽签方法,介绍提升会员满意度的运营诀窍。
座位分配的3个课题
课题1: 先到先得的不公平感
问题点:
- 能在开馆时间来的人有利
- 因工作迟到的人抢不到好座位
- 每天同样的人独占窗边、安静区域
- "不公平"的不满
会员的声音:
"每天早上8点就满席。9点上班的我没有选择" "总是同样的人在窗边"
课题2: 热门座位和冷门座位的偏差
热门座位的特征:
- 窗边(有自然光)
- 安静区域(离会议室远)
- 配备电源、显示器
- 包间
冷门座位的特征:
- 过道旁(人来往多)
- 空调风直吹
- 电源远
- 与邻座距离近
结果:
- 热门座位争夺战
- 冷门座位总是空着
- 空间的非效率利用
课题3: 固定席与自由席的价格差
价格设定的烦恼:
固定席方案: 30,000日元/月 → 畅销
自由席方案: 15,000日元/月 → 抢不到热门座位的不满
问题: 自由席会员满意度低
运营的烦恼:
- 增加固定席收益会上升,但满室时失去灵活性
- 如何解决自由席会员的不满
公平座位抽签的4种方法
方法1: 每日抽签(每天早上实施)
机制:
- 前一天20点前预约第二天的座位
- 热门座位通过抽签决定
- 当天8点邮件通知结果
实施例:
【前一天19:00】
公开预约表单(Google表单or专用应用)
【前一天20:00】
预约截止,对希望重复的座位抽签
【当天8:00】
邮件通知抽签结果
"明天的座位: A-15(窗边)"
优点:
- 每天公平机会
- 不是先到先得
- 事前知道座位的安心感
缺点:
- 运营方的工作(每天抽签)
- 对想用同样座位的人不便
推荐度: 4/5
推荐给这样的设施:
- 会员数50名以下
- 座位数20~30
- 以自由席为主
方法2: 每周抽签(周一决定1周份)
机制:
- 每周五收集下周的希望
- 周六实施抽签
- 周日邮件通知
实施例:
【周五17:00】
公开预约表单
"请选择下周(周一~周五)的希望座位"
【周六10:00】
用[阿弥陀签](https://amida-san.com)实施抽签
【周日20:00】
通知结果
"下周座位: 周一=A-10、周二=B-05、周三=A-10、周四=C-02、周五=A-10"
优点:
- 容易制定1周计划
- 运营工作每周1次即可
- 公平性高
缺点:
- 周中无法变更
- 灵活性低
推荐度: 3/5
推荐给这样的设施:
- 会员数50~100名
- 固定席和自由席并用
- 大型设施
方法3: 积分制(优先度管理)
机制: 给会员发放积分,预约热门座位消耗积分
积分例:
【积分发放】
- 月初: 全员100积分
- 每出勤日+10积分
【积分消耗】
- S席(窗边、包间): 30积分
- A席(安静区域): 20积分
- B席(普通区域): 10积分
- C席(过道旁): 0积分
实施例:
田中先生(月初100积分):
周一: 预约S席(-30pt、余70pt)
周二: 预约A席(-20pt、余50pt)
周三: 积分不足用B席(-10pt、余40pt)
优点:
- 可以战略性选择座位
- 重要日子可确保好座位
- 促进冷门座位利用
缺点:
- 机制复杂
- 需要系统化
- 说明需要时间
推荐度: 4/5(大规模设施)
推荐给这样的设施:
- 会员数100名以上
- IT系统完善
- 有多种座位类型
方法4: 分组轮换
机制: 将会员分组,每周轮换优先区域
实施例:
【分组】(通过抽签决定)
A组: 30名
B组: 30名
C组: 30名
【每周轮换】
第1周: A组→窗边优先、B组→中央、C组→过道侧
第2周: B组→窗边优先、C组→中央、A组→过道侧
第3周: C组→窗边优先、A组→中央、B组→过道侧
优点:
- 长期公平
- 全员体验好座位
- 运营简单
缺点:
- 需要分组
- 3周循环较长
推荐度: 3/5
推荐给这样的设施:
- 会员数稳定
- 固定成员多
- 重视简单运营
实践例:共享办公空间(会员80名、座位40个)
引入前的课题
问题:
- 自由席会员(50名)争夺窗边20席
- 每天早上8点满席
- 固定席会员(30名)满意,但自由席会员不满高
- 退会率高(月5%)
引入的方法:每周抽签
步骤1: 向会员说明(引入1个月前)
【关于座位抽签制度的引入】
为确保会员的公平性,
11月起引入每周座位抽签制度。
【方法】
- 每周五提交下周希望座位
- 周六实施抽签
- 周日通知结果
【优点】
- 全员公平机会
- 不需要早起
- 事前知道座位的安心感
如有疑问请联系运营。
步骤2: 首次抽签(11月第1周)
【周五17:00】
公开Google表单
"请选择下周希望座位区域"
- 窗边区域(A)
- 中央区域(B)
- 过道侧区域(C)
- 哪里都可以
【周六10:00】
用[阿弥陀签](https://amida-san.com)抽签
窗边希望30名 → 20席 → 10名到中央区域
【周日20:00】
通知结果邮件
"田中先生下周座位: 周一=A-10、周二=A-12、周三=A-10、周四=A-15、周五=A-10"
步骤3: 开始运用(周一)
- 会员就座指定座位
- 顺利开始
- 实施满意度调查(1周后)
引入后的效果
定量效果:
【引入前】
- 自由席会员满意度: 60%
- 退会率: 5%/月
- 投诉: 月10件
【引入后(3个月)】
- 自由席会员满意度: 85%
- 退会率: 2%/月
- 投诉: 月1件
定性效果:
"变公平了很高兴。不用早起了"(会员A) "能用窗边的周很期待"(会员B) "透明度高,能接受"(会员C)
提高会员满意度的创意
创意1: 确保抽签方法的透明性
URL公开:
【本周抽签结果】
抽签在此实施:
https://amida-san.com/events/coworking-week45
全体会员参与抽签过程,
保证公平性。
请确认。
效果:
- 消除不信任感
- 确保透明性
- 提高会员信赖
创意2: 提升冷门座位魅力
改善例:
- C席(过道侧)→ 设置2台显示器
- C席 → 增设电源插座
- C席 → 作为"集中舱"设置隔音板
效果:
- C席人气上升
- 抽签倍率均等化
- 空间有效利用
创意3: 收集反馈
月度调查:
【关于座位抽签制度】
1. 满意度(5级)
2. 希望改善的地方
3. 新座位类型的需求
效果:
- 持续改善
- 反映会员意见
- 提高满意度
常见问题
Q1: 与固定席会员的公平性如何?
A: 固定席会员价格高(2倍左右),因此服务有差异是应该的。不过,也有设施对固定席引入"区域抽签"。
Q2: 抽签落选的人怎么办?
A: 自动分配空着的座位。而且,如果并用积分制,可以给予下次优先权。
Q3: 能应对临时变更吗?
A: 每周抽签的情况,周中变更原则不可,但紧急时(身体不适等)联系运营可调整。
Q4: 系统化必须吗?
A: 小规模(会员50名以下)Google表单+阿弥陀签就足够。大规模(100名以上)请考虑专用系统。
Q5: 成本大约多少?
A: Google表单+阿弥陀签完全免费。专用系统月费3~10万日元左右是行情。
总结:通过公平运营提升满意度
共享办公空间、共享办公室的座位抽签直接影响会员满意度和退会率。
成功要点:
- 引入公平抽签制度
- 确保透明性(URL公开)
- 提升冷门座位魅力
- 定期收集反馈
- 采用数学上公平的方法
特别是使用阿弥陀签的抽签:
- 完全免费
- 用URL确保透明性
- 会员容易接受
- 容易实施
下次座位抽签时,请一定试试。
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